HR Officer/Payroll

BrusselsPełny etat30.09.2018
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Avec nous, VOUS inspirez les gens!

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Situé sur l’avenue commerçante Louise au Coeur de Bruxelles, l’hôtel de luxe Steingenberger Wiltcher’s avec ses 267 chambres est à quelques minutes de certaines des destinations incomparables de Bruxelles : le quartier gouvernemental de l’Union européenne, le centre-ville avec le Manneken Pis et la Grand Place. Nous recherchons actuellement un / une

HR Officer/Payroll
Brussels

You have the solution:


Objectifs du rôle

Coordonner différents aspects des projets et des procédures RH, réalisation du Pay-Roll, personne de contact pour les collaborateurs, représentation des valeurs, vision et mission de l’entreprise.

Responsabilités et activités clés

ADMINISTRATIF

Faire les entrées/sorties des fixes et des stagiaires, livret d’accueil, préparer les dossiers, s'occuper des dossiers, encoder les nouveaux dans Level 5 et protime, Rangement des documents dans les dossiers, Faire les empreintes d’ACCESS

Faire les personalias pour les évènements de vie, Faire attestations de stage, de travail

Courrier general, Conventions GSM, laptops, car policy, Encodage level 5 modifications

Courriers CCT 90.

CHOMAGE ECONOMIQUE

Encoder les 1er jours du chômage économique et les déclarations, vérifier les périodes de carence, distribuer les papiers C.3.2 du chômage, Chômage Economique : (1er jour, notifications, affichages chômage économique), Sortir les statistiques du CE, Entretenir procédure chômage éco

COMMUNICATION INTERNE

Tenir à jour les valves, Faire les différentes affiches

Préparer les documents pour le CE et le CPPT avec la/le DRRH

Gazette, projet ISO 9001, Quality Ambassador, soutien aux tuteurs

Préparation du Comm day (anciennetés, formidables, cadeaux, reconnaissance)

Préparer les cartes d'anniversaire pour chaque semaine, S'occuper de la liste des invitations aux anniversaires, Faire les demandes de staff rate

MEDICAL        

Gestion des certificats médicaux, Gestion visites médicales d'embauche, de reprise, annuelles au sein de l'hôtel et aux centres mensura, Faire les demandes de contrôle médical du salarié, Factures Mensura, Déclarations Accidents de travail, Vaccins contre la grippe

BIEN-ETRE

AG Insurance, Admin Hospitalisation + décès + invalidité + AT, Affiliation/sorties/modifications de situation, Factures, AG EB Online, Inventaire Vestiaires + suivi, Staff Survey et suivi, Groupe de travail domaines RH.

EXTRA

Dossiers extras/ Encodage dans LEVEL 5 avec DIMONA automatique/ préparer paie des extras/ Rapport extras mensuel/ envoyer les prestations au fonds Horeca

PAIE

ADMINISTRATION ET SOUTIEN          

Document mutuelle (remplir), Document revenus (remplir), Distribution des 381.10 (Impôts)

Récap paiement des stagiaires à envoyer à la comptabilité une semaine avant la fin du mois

Gestion des dossiers saisie (courriers), Intervention saisie auprès des différents cessionnaires, Explication de la fiche de paie et toutes demandes concernant la paie auprès des travailleurs, Congés syndicaux, Congés éducation : récupération des montants

Problèmes de compteurs Protime : vérification avec le chef de service

PREPARATION PAIE

Suivi de Protime –anomalies (horaires – jours d’absences-erreur de pointage …)

Introduire les données dans L5

•           Entrée

•           Sorties

•           Repas

•           Transport (voiture – vélo – stib-sncb)

•           Changement – CT

•           Vacances d’anciennetés contrôler la liste 5-10-15-20 ans et modifier compteurs

•           Tips – Porterage

•           Voitures de société

•           Upsell

•           GSM- PC-Internet

•           Parking

•           Avances autres que légales

•           Essence

•           Montants négatifs du mois précédent

•           Saisies

•           Activa

•           CCT 90,

Mail de rappel date de paie

PROTIME        

Suivi de Protime – anomalies (horaires – jours d’absences-erreur de pointage …) 1 x par semaine envoi d’une fiche récap aux chefs de service

PAIE   

Gestion des différentes anomalies dans Protime, Injection des données dans L5

Check des données injectées (ex : erreur CEO-CEE), Lancer le programme complément chômage, Envoyer à Partena et dernier check des informations transférées, Réception et distribution des enveloppes et des différents documents sociaux

AVANCES       

Payées le 15 du mois, Remplir les montants en fonction des présences dans Protime

Lancer le programme Partena et envoi de la demande de paiement à la banque, AVANCES CASH        Réception des documents par la collaboratrice RH

PROJET 33%  

Paiement vers le 26-27 – procédure cf PAIE+ s’il n’y a pas d’horaire sur la dernière semaine et que les jours ONSS sont supérieurs à ceux du mois – remplacement de jour par des OFF

SOLDE Paiement le deuxième jour ouvrable du mois suivant – procédure cf PAIE

Introduire les dernières données dans Protime comme par exemple les Upsells, les voitures…

Les heures et jours restant à payer pour les travailleurs en partance. 

GAM   

Vérification des données avec les montants du GAM pour :

Avances, Factures Partena, Tips, Saisies, PK

CORRECTIONS DE PAIE        

Correction en fonction des demandes

•           CE refusé

•           AT refusé ou accepté

•           Certificat de maladie de dernière minute

•           Erreur dans l’imputation des absences Protime ex : AA en RI

•           Erreur dans les horaires EXTRA

RAPPORT POST PAIE

Avances en relation avec les données du GAM, Saisies en relation avec les données du GAM

ONSS – PP en relation avec les données du GAM, Contrôle factures SNCB

RECONCILIATION SALAIRES  Extraction du Brut au net et compte entreprise post paie

FACTURE ONSS : Vérification des factures ONSS du mois et inscription sur un fichier pour donner à la comptabilité (avant rapport GAM)

PRIME DE FIN D’ANNE           

Calcul à partir de la deuxième semaine de novembre – paiement mi-décembre

VACANCES EMPLOYES         

Vérification des attestations des nouveaux entrés, Calcul en mai

MISE A JOUR L5 EN JANVIER

•           Jours de vacances

•           Jour de vacances d’ancienneté

•           Heures supp en fonction de Protime

MISE A JOUR PROTIME EN JANVIER

•           Compteur vacances

•           Compteur solde vacances de l’année précédente

•           Compteur vacances d’ancienneté

•           Compteur solde des vacances d’ancienneté

•           Compteur heures à récupérer, transfert de l’année précédente

•           Compteur JF

•           Compteur solde JF

Durant l’année :

date de sortie – prolongation – mise à jour des compteurs pour les nouveaux

entretien et mise à jour des procédures qui couvrent les responsabilités Pay-roll

Responsabilités financières

Savoir faire des PO, Contrôler le budget Intérimaires, Respecter le budget HC et FTE, Validation des factures, Négociation des tarifs formation

Bien-être, Santé, Sécurité et sûreté

  • Être familiarisé avec les politiques de santé et de sécurité et en assurer leur promotion et leur conformité dans votre département.
  • Prendre la responsabilité de rectifier les situations délicates, et les rapporter au Général Manager ou à la personne désignée.
  • Être familiarisé avec la sécurité des biens, et des personnes, des premiers secours ainsi que la sécurité incendie, et les procédures d’urgences, tout en veillant à leur application dans votre département en accord avec vos responsabilité au sein de votre département.
  • Assurer que les incidents dans votre département opérationnel soient améliorés par des actions de revus et de correction afin de prévenir leur récurrence.
  • La formation aux premiers secours est un atout pour le poste de supervision, et le maintien de la boîte « Premiers Secours »

Your approach:


Compétences et qualifications clés

 

  • Savoir-Faire : capacités de rigueur dans son organisation, sa classification et le suivi des flux/processus ; respect des règles, standards et du droit du travail ; capacité d’estimer les risques de ses choix et décisions, habilité à faire des propositions innovantes, management du changement, concept de communication, des relations humaines et de la gestion des conflits, esprit d’analyse, Pay-Roll en cycle complet, gestion et contrôle du temps de travail.
  • Savoir-Etre : garder son calme et être posé, avoir un ton adapté à la situation, savoir devenir une référence en matière de support, empathie, mémoire, restituer la loi de manière compréhensive, trouver des solutions,
  • Qualifications : Bachelor ou Master en Management des Ressources Humaines, expérience minime de 5 ans en coordination RH, expérience minimume en PayRoll (pratique et référence des textes et obligations)

 

 

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Kontakt:

Steigenberger Wiltchers, Ms. Jasmin Ighreiz, +32 (0)2 542 48 34

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